Bitte verstehen Sie unsere Absage nicht als Abwertung Ihrer Fähigkeiten. Eine schnelle und klare Kommunikation ist hierbei wichtig, um dem Bewerber so früh wie möglich die Gelegenheit zu geben, sich auf andere Möglichkeiten zu konzentrieren.
Gerne möchten wir Sie in unseren Talent Pool aufnehmen und für zukünftige offene Stellen mit Ihnen in Kontakt bleiben. Sie dürfen die Bewerbungen zwar sichten, aber keine Vorauswahl treffen. Eine kurze Eingangsbestätigung zu Beginn lässt die Kandidat*innen wissen, dass ihre Unterlagen angekommen sind und nun geprüft werden.
Es hilft Ihnen, schnell auf qualifizierte Kandidaten zurückzugreifen, wenn neue Stellen frei werden.
Die Absage eines Vorstellungsgesprächs erfordert besondere Sensibilität, da der Bewerber viel Zeit investiert hat.
Das bedeutet aber nicht, dass es einfach ist. Junge, meist unerfahrene Bewerber*innen könnten Kritik an ihren Fähigkeiten als Kritik an ihrer Person fehlinterpretieren. Sie müssen klarmachen, dass es zu keinem Vorstellungsgespräch kommt. Bei kleineren Betrieben ist für gewöhnlich die Assistenz der Geschäftsleitung für die Bewerbungen zuständig.
Wichtig ist, dass es immer nur eine*n Ansprechpartner*in gibt, der*die sich von Anfang bis Ende mit den Bewerber*innen auseinandersetzt.
Wir wünschen Ihnen für Ihre berufliche Zukunft weiterhin viel Erfolg. Ein Standardschreiben mit nichtssagenden Floskeln könnte als respektlos aufgefasst werden oder in Betracht des entgegengebrachten Aufwands unverhältnismäßig wirken.
Handelt es sich um eine Bewerbung auf Englisch, solltest du unbedingt auch auf Englisch absagen.
Rein rechtlich müssen Sie den Bewerber*innen keine Jobabsage zukommen lassen. Darüber hinaus ist es für die Candidate Experience besonders wertvoll, wenn Bewerber*innen ein Feedback erhalten, das ihnen die Chance gibt, ihre Bewerbung ggf. Diesen Frust lassen viele Jobsuchende dann auch heraus – bevorzugt im Internet.
Beispielsweise berichten Bewerber*innen auf sozialen Netzwerken oder aber speziellen Bewertungsplattformen für Unternehmen (z.B.
Nachdem Sie den*die Wunschkandidat*in gefunden haben, besteht die Herausforderung darin, den anderen Bewerber*innen eine Absage zu schreiben. Wäre es möglich, uns darüber in Kenntnis zu setzen?
Wir möchten uns als Unternehmen stets weiterentwickeln und wären für ein ehrliches Feedback äußerst dankbar.
Mit freundlichen Grüßen
Personaler*in”
Ich habe dir ein Muster für deine Antwort auf eine Absage als Arbeitgeber im Microsoft Word-Format (.docx) erstellt, welches du für die Erstellung deiner Absage als Inspiration nutzen kannst.
Bitte verstehen Sie unsere Absage keinesfalls als Abwertung Ihrer Fähigkeiten. Wenn viele Bewerbende dir wegen einer zu geringen Vergütung der Stelle absagen, recherchiere die Marktsituation und falls erforderlich korrigiere die Gehaltsvorstellung nach oben.
Wichtig ist sowohl für Bewerbende als auch für Personalverantwortliche, dass das Verhältnis von Zeit zu Nutzen nicht missachtet wird.
We regret to inform you that we cannot consider you in the next step of the application procedure.
We would like to keep your application on file and keep you informed about suitable positions that may be available in the near future.
Moreover, we wish you all the best for your future career.
Kind regards,
Name Personaler”
Als Recruiter*insolltest du mehr Informationen über die Beweggründe der Bewerber*innen einholen.
B. „Obwohl Ihre Qualifikationen hervorragend sind, haben wir uns für einen anderen Bewerber entschieden.“
Unternehmen, die respektvoll und professionell absagen, werden als attraktive Arbeitgeber wahrgenommen. Ein Zeitraum von zwei Tagen bis zwei Wochen ist hier angemessen.
Um den Bewerber*innen trotzdem ein direktes Feedback zu ermöglichen, kannst du eine vorformulierte Bestätigungsmail zurücksenden, die dem / der Bewerber*in signalisiert, dass seine / ihre Bewerbung eingegangen ist.
Sind Sie damit einverstanden? Wir haben zahlreiche Bewerbungen erhalten und das Auswahlverfahren fiel uns dementsprechend nicht leicht.
Ihre Bewerbung ist uns positiv aufgefallen, dennoch sind wir gezwungen, nur diejenigen Kandidat*innen für den weiteren Prozess auszuwählen, die am ehesten mit dem ausgeschriebenen Anforderungsprofil übereinstimmen.
Personaler*in in einem großen Konzern, kannst du nicht jeder Absage nachgehen. Zwar sind die dortigen Nutzermeinungen immer mit Vorsicht zu genießen, allerdings bestätigen Unternehmen wie beispielsweise die Deutsche Post DHL Group ihre Relevanz, indem sie aktiv mit ihren Bewertungen auf solchen Plattformen werben.
Unternehmen müssen im Verlauf eines Bewerbungsprozesses oft mehreren Bewerber*innen absagen.
Seien Sie klar und höflich, indem Sie den Bewerber für sein Engagement loben und ihn gegebenenfalls für zukünftige Positionen in Betracht ziehen.
| Absage-Element | Formulierung |
|---|---|
| Begrüßung und Dank | „Sehr geehrte/r [Name], vielen Dank für Ihr Interesse und die Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch.“ |
| Absage und Begründung | „Leider müssen wir den Termin für das Vorstellungsgespräch absagen.“ |
| Zukunftsperspektive | „Wir würden uns freuen, Sie für zukünftige Stellen zu berücksichtigen.“ |
Hier finden Sie einige Muster für höfliche und respektvolle Absagen:
Die Absage darf keinen Zweifel zulassen, dass sie darauf beruht, dass es eine Diskrepanz zwischen Anforderungsprofil und Qualifikation gibt.
Sollte die Entscheidung jedoch auf anderen Gründen basieren, dann verzichten Sie am besten auf eine Begründung. Warum ist es dennoch wichtig, frühestmöglich und in angemessenem Ton abzusagen?
Erhältst du jedoch eine unseriöse Bewerbungsmappe, die beispielsweise mit Rechtschreibfehlern oder Falschinformationen gespickt ist, bleibt die Art deiner Antwort dir überlassen. Wie kann man höflich absagen?
Höflich absagen bedeutet, respektvoll und empathisch zu kommunizieren. Eine mögliche Formulierung wäre in diesem Fall: „Leider weichen Ihre Gehaltsvorstellungen von unseren derzeitigen Budgetmöglichkeiten für diese Stelle ab.“
Und was, wenn die Bewerbung vor allem deshalb abgelehnt wird, weil sie zu viele Fehler enthält?
Durch eine höfliche Absage...
…ermöglichst du der anderen Partei die zeitnahe Suche einer Alternative.
…bereiten beide der beteiligten Parteien einander möglichst wenig Umstände.
…bleiben Unternehmen und Bewerber*innen in bestmöglicher Erinnerung.
…steht einem möglichen späteren Beschäftigungsverhältnis möglichst wenig im Weg.
Durch Bewertungsplattformen wie Kununu oder Glassdoor wird der Bewerbungsprozess von Unternehmen immer transparenter.
Muss man einen Grund angeben?
Der wohl größte Balanceakt bei Bewerbungsabsagen: Gründe nennen oder lieber nicht? Sollten Sie interessiert sein, können Sie sich mithilfe des nachfolgenden Links einfach registrieren.
Beispiellink
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg für Ihre weitere berufliche Zukunft.
Mit freundlichen Grüßen
Name Personaler*in”
Beispielformulierung für eine Bewerbungsabsage auf Englisch:
„Dear Mr Mustermann,
thank you for your application for the position XY.
We appreciate your interest in working with us and the effort you put into your application.
Due to the large quantity of applications received, we had to narrow the amount of candidates.
Wir möchten Ihnen jedoch versichern, dass unsere Entscheidung nicht auf eine mangelnde Qualifikation oder Ihre Bewerbungsgestaltung zurückzuführen ist.
Nun hast du genug Zeit, die Unterlagen zu prüfen und dann die eigentliche Rückmeldung zu formulieren.