Wenn Sie einen Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch einladen, sind Sie als Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Reisekosten des Bewerbers zu übernehmen (§ 670 BGB).
Oft kümmern sich Bewerber:innen selbstständig um die Bescheinigung und bitten dich während des Vorstellungsgesprächs um eine entsprechende Auskunft mit Unterzeichnung. Auch das Vorlegen aller notwendigen Belege ist zwingend erforderlich. Jetzt Musterbrief zur Erstattung Deiner Kosten kostenlos herunterladen!
Hast Du für ein Vorstellungsgespräch Reise- oder Übernachtungskosten gehabt?
Mit unserem Matching-Prinzip finden für dich passende Kandidat:innen und schlagen dir so nur Bewerber:innen für ein Vorstellungsgespräch vor, die gut zu deinem Unternehmen passen. Mit diesem Musterbrief kannst Du die Erstattung fordern.
👉 Jetzt Musterbrief kostenlos herunterladen und Deine Vorstellungskosten zurückholen!
Die Voraussetzung für eine erfolgreiche Rückerstattung von Bewerbungskosten ist eine vorherige, eindeutige Einladung zum Vorstellungsgespräch durch das Unternehmen.
Erstattet werden müssen aber nur solche Reisekosten, die in direktem Zusammenhang mit dem Vorstellungsgespräch stehen.
Die Kosten müssen auch nur erstattet werden, wenn sie in einem vernünftigen Aufwand-Nutzen-Verhältnis stehen. Wer sich unaufgefordert bewirbt und ohne Rückmeldung erscheint, hat keinen Anspruch.
Besonders bei öffentlichen Einrichtungen oder Konzernen gelten zudem oft interne Regelungen, die zu beachten sind. Flugreisen oder Taxifahrten sind in der Regel nur erstattungsfähig, wenn sie vorab vereinbart wurden oder aus objektiven Gründen keine anderen Optionen bestanden.
Eine Teilnahmebescheinigung für ein Vorstellungsgespräch wird gelegentlich verlangt, beispielsweise um einen Bewerber oder eine Bewerberin für das Fehlen in seiner Ausbildungsstätte oder Beschäftigung zu entschuldigen.
Eine Bestätigung der Teilnahme an einem Vorstellungsgespräch ist für manche Bewerber:innen wichtig. Vor allem kannst du damit verhindern, dass Frust auftritt, wenn du die Fahrtkosten nicht übernimmst.
<div class="blog_primary-box"><p>Ein zuvorkommendes Verhalten gegenüber den Bewerber:innen <b>stärkt deine Arbeitgebermarke </b>und macht dich als Unternehmen auf dem Bewerbermarkt attraktiv.</p></div>
Beim Erstellen der Teilnahmebescheinigung solltest du einige Dinge beachten, um dem Arbeitsamt alle Details zu liefern, die es benötigt, um eventuelle Fahrtkosten zu erstatten oder Sozialleistungen zu gewähren.
Auch wenn niedrigere Positionen im Unternehmen besetzt werden, ist das Übernehmen der Fahrtkosten nicht unbedingt rentabel für dich. Die Einladung kann schriftlich oder mündlich erfolgen, sollte jedoch im Idealfall dokumentiert sein. Ein weiterer wichtiger Punkt: Die Fahrt muss notwendig und angemessen sein. Auch vom Arbeitsamt wird eine solche Bestätigung unter Umständen gefordert.
Dafür kommen verschiedene Gründe in Frage:
Wusstest Du, dass Arbeitgeber die Kosten erstatten müssen, wenn sie Dich zum Gespräch eingeladen haben und keine abweichende Regelung getroffen wurde?
Mit unserem kostenlosen Musterbrief kannst Du beim potenziellen Arbeitgeber die Erstattung Deiner Vorstellungskosten beantragen, z.
B. für Fahrtkosten, Hotel oder Verpflegung.
🔹 Beispiel:
Du bist für ein Bewerbungsgespräch 100 km angereist, hast Bahn- oder Benzinkosten gehabt?
<a class="blog_button-primary" href="https://hire.workwise.io/">Jetzt Mitarbeiter:innen finden</a>
Was es dabei für dich als Arbeitgeber zu beachten gibt und was eine solche Teilnahmebescheinigung beinhalten sollte, erfährst du hier. Die Aufstellung sollte strukturiert sein, idealerweise mithilfe einer Vorlage. Eine Bestätigung der Teilnahme am Vorstellungsgespräch kann dies erleichtern.
Die beiden letzten Punkte kannst du für dich nutzen: Vor allem wenn du viele Bewerber:innen für eine Stelle in Betracht ziehst und dementsprechend viele Vorstellungsgespräche durchführen willst, bietet es sich an, die Reisekosten zum Vorstellungsgespräch nicht oder nur teilweise zu übernehmen.
Ebenfalls notwendig ist, dass der Arbeitgeber die Kostenübernahme nicht ausdrücklich ausgeschlossen hat – weder im Einladungsschreiben noch in den allgemeinen Informationen zur Stelle. So vermeiden Bewerber Rückfragen und erhöhen die Chance auf zügige Rückerstattung. Bewerber dürfen also nicht ohne triftigen Grund besonders teure Verkehrsmittel wählen, wenn günstigere Alternativen bestehen.
Eine vollständige Reisekostenabrechnung muss nicht nur die reinen Fahrtkosten, sondern auch das Datum, das Ziel, die Zweckangabe (Bewerbungsgespräch) sowie die exakte Entfernung enthalten.
Kümmerst jedoch du dich um die Bescheinigung, bleibt dies bei den Bewerber:innen positiv in Erinnerung. Ausgeschlossen ist deshalb in den meisten Fällen die Erstattung für Flug- und Taxikosten.
Den Anspruch auf Kostenerstattung können Sie nur ausschließen, wenn Sie den Bewerber vor dem Gespräch darüber informieren, dass Sie keine oder nur bestimmte Reisekosten erstatten.
Die Information über den Ausschluss der Übernahme von Reisekosten sollte auf jeden Fall schriftlich erfolgen, zum Beispiel mit der Einladung.
Die Bestätigung sollte unbedingt enthalten:
Du kannst aber auch ganz einfach unseren kostenlosen Vordruck nutzen, um deinen Bewerber:innen die Teilnahme an einem Vorstellungsgespräch zu bescheinigen.
<iframe height="750" src="https://s3-eu-west-1.amazonaws.com/static.campusjaeger.de/marketing/hr-blog/179/Teilnahmebescheinigung-Vorstellungsgespraech.pdf" style="border: none;" width="100%"></iframe>
Wusstest du, dass du mit Workwise schnell und unkompliziert neue Mitarbeiter:innen finden kannst?